Guter Content zur richtigen Zeit: Wie ein Redaktionsplan euch die Arbeit erleichtern kann

OK, wer beruflich mit Content-Erstellung zu tun hat, wird jetzt wohl nicht vor Überraschung aus den Latschen kippen … Aber in zahlreichen Kundenprojekten musste ich feststellen, dass sich immer noch viel zu wenige Unternehmen darüber bewusst sind, wie sehr ein Redaktionsplan einem die Arbeit im Social Web oder auch auf der eigenen Website erleichtern kann. Doch heute möchte ich nicht über Monitoring, Format- und Kanalauswahl sprechen, sondern darüber, wie ein Redaktionsplan dabei helfen kann, Content-Erstellung als ein wichtiges Marketing- Element zu etablieren. Denn nur bei konsequenter Umsetzung können Inhalte effektiv im Sinne des Unternehmens eingesetzt werden und bringen auch wirklich etwas. Wer kennt die folgende Situation schließlich nicht?!

News sind wie Jahrestage, einen Tag zu spät ist schlimmer als gar nicht

Chef zum Redakteur: “Wie weit sind Sie eigentlich mit dem Whitepaper, das wir auf der Messe nächste Woche verteilen wollen?“ Redakteur (Ach Mist, da war ja was …): “Ja also schon fast fertig, liegt morgen auf Ihrem Schreibtisch!“

Planung

Anhand dieses Beispiels wird euch schon mal der offensichtlichste Vorteil der Arbeitsgestaltung mit einem Redaktionsplan klar: Man kann die Veröffentlichung von Inhalten planen und behält wichtige Termine und Deadlines besser im Auge. Denn klassischer Weise ist ein Redaktionsplan als Kalender organisiert, in dem der Veröffentlichungszeitpunkt sowie eine Deadline für die Fertigstellung eingetragen werden. So können wiederkehrende Termine, Messen und andere Branchenevents, Produktlaunches und Saisonales passend vorbereitet werden. Denn mit Inhalten im Web verhält es sich ähnlich wie mit Jahrestagen: Veröffentlichen Sie etwas nur wenige Tage zu spät, ist es bereits ein alter Hut und schon fast peinlich, es zu erwähnen.

Reichweite

Zudem muss man natürlich auch erwähnen, dass gerade saisonale oder wiederkehrende Themen (und das können von Branche zu Branche und Zielgruppe zu Zielgruppe vollkommen andere sein) eine hohe Reichweite erreichen können. Diese sollten auch zwingend in der Planung berücksichtigt werden, um auch alle „auf dem Schirm zu behalten“!

Kreativität

Ich persönlich sehe hier aber auch noch einen weiteren Vorteil: Trägt man wichtige Termine, die bereits früh absehbar sind, in den Plan ein, muss man sie sich nicht merken und hat „den Kopf frei“ für spontane Ideen und kurzfristigere Termine, die sonst eventuell untergegangen wären.

Zuständigkeiten für Social Media-Content, oder auch „Irgendwer wird’s schon machen.“

Social Media Manager zum Personalreferent: “Ich brauche dringend ein paar Fotos von unseren Firmenfeiern für Instagram!“ Personalreferent: “Oh, ja also ich habe keine gemacht und die nächste ist erst in ein paar Monaten. Ich müsste mal rumfragen, ob jemand eins mit dem Handy gemacht hat.“

Vor allem bei Inhalten, die etwas mehr Einsichten in das Unternehmen bieten sollen, tun sich Kollegen aus Fachabteilungen häufig schwer, sich dafür zuständig zu fühlen, den Content-Verantwortlichen den wirklich guten Stoff zu liefern: mal ein Schnappschuss von der Weihnachtsfeier, ein Video von internen Schulungen oder einfach ein kurzes Experten-Statement zu aktuellen Geschehnissen. Das kann verschiedenste Gründe haben: Bedenken, sich zum Beispiel öffentlich auf Fotos zu zeigen, Unsicherheit, ob das Thema überhaupt sinnvoll ist oder Befürchtungen, zu viel zu verraten. Aber meistens ist es schlicht und ergreifend das Gefühl, nicht zuständig zu sein.

Arbeitsteilung

Doch ein Pressesprecher oder Social Media Manager ist kein Fachexperte in jeder Abteilung eines Unternehmens. Sie/er kann auch nicht überall zugleich sein und alles mitbekommen und hat sich außerdem auch mal eine ruhige Minute und ein Gläschen Wein auf der Weihnachtsfeier verdient, ohne sich permanent nach dem nächsten Motiv für Instagram umzusehen.

Redaktionspläne haben nicht umsonst eine Spalte für Zuständigkeiten. Und diese kann und sollte auch in Unternehmen mit kleineren Marketing- oder Presseabteilungen nicht immer nur einen Namen beinhalten. Die Vorteile von einer solchen Arbeitsteilung liegen, wie ich finde, nämlich klar auf der Hand:

• Mehr interessante Themen können abgedeckt werden.
• Detailinfos von Kollegen mit Expertenwissen steigern die Qualität des Contents.
• Berichte aus verschiedenen Perspektiven führen zu einem facettenreicheren Bild des Unternehmens.
• Mitarbeiter identifizieren sich stärker mit den Inhalten und stehen für diese ein bzw. verbreiten sie häufiger.

Der Redaktionsplan als verbindliches und abteilungsübergreifendes Planungstool

Kunde zur Agentur: “Letzten Monat war auch eine der wichtigsten Konferenzen meiner Branche. Sie haben dazu gar nichts auf meinem Blog gepostet!“ Agentur: “Sie haben uns darüber nicht informiert. Wir hatten ja auch ganz andere Themen für letzten Monat abgesprochen.“

Verbindlichkeit

Redaktionspläne erlauben zudem eine verbindliche Absprache, welche Themen zwingend berücksichtigt werden müssen. Diese Planung bietet für die Content-Abteilung eine Sicherheit. Wie bereits erwähnt, sitzen die Zuständigen in den meisten Fällen nicht in den Fachabteilungen und können nicht hellsehen, was gerade wichtig ist im jeweiligen Fachbereich.

Flexibilität

Natürlich muss man, vor allem im Social Web, auch flexibel bleiben und auch mal spontan etwas posten. Aber es gibt auch immer Themen, die länger vorbereitet werden müssen. Indem alle Verantwortlichen (auch und vor allem die aus den Fachabteilungen) Zugriff auf den Redaktionsplan haben und diesen als verbindliches Zentrum der Content- und damit in gewisser Weise auch der Marketing-Planung sehen, können diese frühzeitig vorbereitet werden. Damit stellt man sicher, dass aus Flexibilität nicht Konfusion und Stress wird.

Mustervorlage für euren persönlichen Redaktionsplan

Ich habe heute einen recht simpel und übersichtlich gehaltenen Redaktionsplan für euch dabei. Das ist natürlich eine Mustervorlage, die so allgemein wie möglich gehalten ist, so dass viele damit etwas anfangen können. Ich empfehle in jedem Fall, sich nochmal selbst Gedanken darüber zu machen, welche Felder hier vielleicht noch hinzugefügt werden sollten, und individuelle Anpassungen vorzunehmen.

Viel Erfolg damit – hier findet ihr den Redaktionsplan 2017 und Redaktionsplan 2018.