Social Media Guideline: Anker für sichere Mitarbeit(er) im Web

In sozialen Netzwerken können Unternehmen auf vielseitige Weise einen Dialog zu ihren Kunden aufbauen, so die Bindung zu ihren Kunden stärken und aus dem Feedback der User nützliche Erkenntnisse bzw. Anregungen ziehen. Wie aber können Unternehmen die eigenen Mitarbeiter auf diesem ebenso spannenden wie herausfordernden Weg mit ins „Social Boot“ holen?

Selbst wenn ein Unternehmen nicht mit Profilen im Social Web vertreten ist, so sind es die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig schon. Alles was sie im Internet veröffentlichen, kann sich auch auf die öffentliche Wahrnehmung des Unternehmens auswirken. Hier besteht daher Gefahr, dass Informationen, die das Unternehmen betreffen, ohne zentrale Kontrolle gestreut werden könnten.

Um das zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine Social Media Guideline zu implementieren. Diese schafft einen Orientierungsrahmen für alle Unternehmens-Teilnehmer. Was sollte eine Guideline aber genau enthalten, um Mitarbeitern Unsicherheiten zu nehmen und gleichzeitig aber zu mehr das Unternehmen positiv darstellender Aktivität im Netz zu motivieren?

Grundlage für die Guideline: Unternehmensziele

Grundlage für eine Social Media Guideline sind die Ziele, die das Unternehmen verfolgt: Wie definiert das Unternehmen für sich persönlich einen erfolgreichen Social Media-Auftritt? Unternehmen sollten sich vorab darüber im Klaren sein.

Eine nicht durchdachte Hauruck-Strategie wird sicherlich nach hinten losgehen und lediglich Zeit kosten. Die Entwicklung und Einführung einer einheitlichen Policy lohnen also nur dann, wenn von Beginn an zielgerichtete Motive dahinter stehen. Schafft man es dann, die Mitarbeiter davon zu überzeugen bzw. dafür zu begeistern, sich zu beteiligen – super, dann ist eine gute Basis für einen erfolgreichen Social Media-Auftritt geschaffen. Aber wie gelangt man dorthin?

Mitarbeiter als Befürworter aktivieren

Es geht in die heiße Phase: In dieser ist es Ziel, die Mitarbeiter zu informieren und zu Fürsprechern des Unternehmens zu machen. Dabei trifft man vermutlich auf Unsicherheiten und Bedenken. Viele nutzen soziale Netzwerke zu privaten Zwecken; Äußerungen auf Facebook oder Twitter von hochrangigen Personen z. B. könnten als offizielles Statement des Unternehmens missverstanden werden.

Daher ist es wichtig, solche Vorbehalte zu erkennen und den Mitarbeitern Anhaltspunkte für den richtigen Umgang damit zu liefern. Gleichzeitig sollte das Unternehmen hervorheben, welche Chancen und Vorteile eine aktive Mitarbeit bringt: Authentizität, Orientierung im Social Web und Online-Reputation sind hier einige wichtige Stichworte. Genau dabei kommt die Social Media Guideline als grundlegender Anker ins Spiel.

Social Media Guideline schafft Sicherheit und Motivation

In der Guideline sind nämlich bestimmte Verhaltensregeln verankert. Ziele sind:

Unsicherheiten nehmen – Sicherheit geben – Mitarbeiter aktivieren und motivieren.

Um das zu erreichen, sollten folgende Aspekte in der Guideline enthalten sein:

Zweck der Social Media Guideline hervorheben:

• Der Schutz des Unternehmens und der Mitarbeiter steht im Vordergrund.

→ Darum ist es wichtig, dass es die Guideline gibt und dass sie von allen gelesen und eingehalten wird.

→ Zweck der Guideline ist nicht zu maßregeln und einzuschränken, sondern Möglichkeiten aufzuzeigen und Sicherheit zu geben.

• Mitarbeiter bereits zu Beginn auf ihre Rolle als authentische Markenbotschafter hinweisen.

Social Media-Strategie kommunizieren und Kommunikationsstil festlegen:

• Welche Inhalte können bzw. sollen über welche Kanäle genau kommuniziert werden? Wie sollen die User angesprochen werden – mit Du oder Sie?

→ Die Guideline sollte beide Fragen beantworten, damit klar ist, wie formuliert werden sollte – eher locker-flockig oder sachlich-förmlich.

→ Ein höflicher und respektvoller Umgang bzw. Sprachstil ist zwar selbstverständlich. Dennoch ist es nicht verkehrt, auch diesen Punkt mitaufzuführen.

Mitarbeiter sensibilisieren, aber nicht verängstigen

• Bewusstsein der Mitarbeiter wecken, dass Äußerungen im Internet bzw. in sozialen Medien immer auf das Unternehmen zurückgeführt werden könnten.

→ Möglichkeit: Kenntlich machen, ob als Privatperson gepostet oder das Profil zu beruflichen Zwecken genutzt wird.

→ Wer sich in Diskussionen einbringt, die das Unternehmen direkt betreffen, sollte in jedem Falle seien Zugehörigkeit zum Unternehmen klar kenntlich machen.

→ Kommentare o. ä. sollten nie unüberlegt im Netz veröffentlicht werden. Das Internet ist ein öffentlicher Raum. Alles, was man nicht auch in der Öffentlichkeit äußern würde, gehört daher genauso wenig ins Web.

Social Media-Nutzung während der Arbeitszeit

• Festhalten, ob und in welchem Maß Mitarbeiter Social Media während der Arbeitszeit privat nutzen dürfen (und ggf. in welchem Zeitumfang).

Datenschutz oder Urheberrechte

• Die Wahrung von vertraulichen Firmeninformationen wie Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse betonen.

• Über mögliche Copyrights, zu beachtende Lizenzen und das Recht am eigenen Bild aufklären.

• Darauf hinweisen, dass keine rechtswidrigen, falschen oder unvollständigen Inhalte verbreitet werden dürfen. Ironie sollte im Zweifelsfall klar als solche zu erkennen sein.

• Eigene von fremden Meinungen, die man lediglich wiedergibt, differenzieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

Monitoring

• Positive wie negative Beiträge zum Unternehmen im Netz, können bzw. sollten von Mitarbeitern an die PR- oder Kommunikationsabteilung weitergegeben werden.

→ Verantwortlichkeiten bzw. Ansprechpartner festlegen, damit klar ist, an wen man sich im Unternehmen dafür und für weitere Fragen rund um Social Media-Vorgaben wenden kann.

Je nach speziellen Anforderungen des Unternehmens kann die Guideline um weitere Aspekte ergänzt bzw. wichtige Punkte vertieft werden. Unternehmen sollten in jedem Fall darauf achten, dass die Guideline klar und verständlich gestaltet ist. Sonst schafft sie mehr Verwirrung als Erkenntnisse.

Mit einer Social Media Guideline können Unternehmen ihren Mitarbeitern also einen handfesten Orientierungsrahmen an die Hand geben und auch für sich selbst Sicherheit schaffen. So steuern alle in dieselbe Richtung.